Polityka Prywatności i Ochrony Danych Osobowych (RODO) — „Cyfrowa Książeczka Weterynaryjna ONLINE"

Data ostatniej aktualizacji: 23 września 2026 r.

1. Administrator danych osobowych

TOP VETERINARY SOLUTION Sp. z o.o.
KRS: 0001258690
NIP: 8961671308
REGON: 54542610000000
E-mail: kontakt@ksiazeczkaonline.pl

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), gdyż nie jest do tego zobowiązany na podstawie art. 37 RODO. Wszelkie zapytania dotyczące ochrony danych należy kierować na adres e-mail podany powyżej.

2. Model „Zero-Personal-Data" — jak chronimy Twoje dane

Aplikacja działa w modelu „Zero-Personal-Data", który maksymalnie minimalizuje ryzyko naruszenia prywatności:

• Tokenizacja danych — każdy użytkownik otrzymuje unikalny, losowy identyfikator, który nie zawiera danych osobowych i nie pozwala na identyfikację właściciela zwierzęcia.
• Anonimowe przechowywanie — dokumentacja weterynaryjna zwierząt jest przypisana wyłącznie do tokenu, nie do imienia, nazwiska ani adresu e-mail właściciela.
• Dobrowolna deanonimizacja — dopiero po wyrażeniu wyraźnej i świadomej zgody przez Użytkownika jego dane kontaktowe mogą być udostępnione lekarzom weterynarii w portalu lekarze.ksiazeczkaonline.com.
• Odporność na wycieki — w przypadku nieuprawnionego dostępu do systemu osoba trzecia zobaczy jedynie „zwierzę o ID abc123 miało szczepienie", bez możliwości identyfikacji właściciela.
• Brak sprzedaży danych — dane Użytkowników nigdy nie są sprzedawane, udostępniane reklamodawcom ani wykorzystywane do profilowania komercyjnego.

3. Obowiązek informacyjny przy rejestracji (art. 13 RODO)

W momencie rejestracji w Aplikacji Użytkownik otrzymuje — przed kliknięciem przycisku „Zarejestruj się" — następujące informacje:

• tożsamość i dane kontaktowe Administratora (TOP VETERINARY SOLUTION Sp. z o.o., kontakt@ksiazeczkaonline.pl),
• cele i podstawy prawne przetwarzania (wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• kategorie przetwarzanych danych (imię, nazwisko, adres e-mail),
• okres przechowywania danych (czas trwania konta + 5 lat po jego zamknięciu),
• prawa wynikające z RODO (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw, wycofanie zgody),
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO,
• dobrowolność podania danych, przy czym niepodanie adresu e-mail uniemożliwia rejestrację,
• informację o braku zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

Użytkownik potwierdza zapoznanie się z powyższymi informacjami poprzez zaznaczenie checkboxa zgody przed rejestracją. Bez zaznaczenia zgody rejestracja nie jest możliwa.

4. Zakres i cele przetwarzania danych — Użytkownicy aplikacji

4a. Dobrowolne wsparcie finansowe (donacje i Patronat)

Aplikacja umożliwia dobrowolne wsparcie rozwoju Usługi w formie jednorazowej wpłaty („Postaw nam kawę") lub Patronatu. Wpłaty realizowane są za pośrednictwem operatora płatności Stripe, Inc.

Zakres zbieranych danych: W celu realizacji płatności Administrator przekazuje operatorowi Stripe imię i nazwisko Użytkownika oraz adres e-mail. Dane karty płatniczej nie są dostępne dla Administratora — są przetwarzane wyłącznie przez Stripe.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO — wykonanie umowy darowizny. Imię i nazwisko są niezbędne do identyfikacji płatnika oraz wystawienia potwierdzenia wpłaty.

Okres przechowywania: dane dobrowolnego wsparcia (imię, nazwisko, e-mail, kwota, data) przechowywane są przez 5 lat od końca roku kalendarzowego w związku z obowiązkami podatkowymi i księgowymi (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO). Po tym okresie dane są usuwane.

Dobrowolność: wsparcie jest w pełni dobrowolne i nie wpływa na dostęp do żadnej funkcji Aplikacji. Brak wsparcia nie skutkuje żadnymi ograniczeniami.

5. Przetwarzanie danych lekarzy weterynarii — kontakt handlowy (B2B)

Administrator może przetwarzać dane kontaktowe lekarzy weterynarii (imię, nazwisko, adres e-mail, nazwa gabinetu, adres) pozyskane ze źródeł publicznie dostępnych (rejestry zawodowe, bazy gabinetów weterynaryjnych) w celu przedstawienia oferty usług platformy skierowanej do profesjonalistów z branży weterynaryjnej.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na prowadzeniu działalności gospodarczej i promowaniu usług wśród potencjalnych klientów profesjonalnych (B2B). Administrator przeprowadził test balansowania interesów i stwierdził, że:

• cel jest legitymowany (informacja handlowa B2B, nie reklama konsumencka),
• dane pochodzą ze źródeł publicznie dostępnych i dotyczą działalności zawodowej, nie prywatnej,
• przetwarzanie jest niezbędne i proporcjonalne do celu,
• przetwarzanie nie narusza praw i wolności osób, których dane dotyczą, w szczególności zapewniamy prawo sprzeciwu.

Prawo sprzeciwu: Lekarz weterynarii może w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jego danych w celach marketingowych, wysyłając wiadomość na adres kontakt@ksiazeczkaonline.pl. Po wniesieniu sprzeciwu dane zostaną niezwłocznie usunięte lub zablokowane.

Podstawa prawna w zakresie komunikacji e-mail: Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (art. 10) wymaga zgody na wysyłkę informacji handlowych. W przypadku wysyłki do adresów e-mail, które stanowią dane osobowe (indywidualne adresy), Administrator stosuje klauzulę informacyjną przy pierwszym kontakcie oraz zapewnia możliwość rezygnacji (opt-out) w każdej wiadomości.

5b. Analiza danych weterynaryjnych — statystyki i alerty epidemiologiczne

Administrator przetwarza zanonimizowane dane weterynaryjne (diagnozy, szczepienia, leki, wyniki badań, powikłania poszczepienne) w celu:

• Generowania statystyk epidemiologicznych — agregowanie danych według gatunków, ras, wieku, lokalizacji geograficznej (województwo, miejscowość) w celu identyfikacji trendów zdrowotnych zwierząt w Polsce.
• Wystawiania alertów epidemiologicznych — automatyczne wykrywanie zwiększonej częstości występowania chorób zakaźnych w danym regionie oraz informowanie lekarzy weterynarii i Patronów o zagrożeniach.
• Wystawiania alertów zatruć — automatyczne wykrywanie skupisk zatruć (pestycydy, trutka na szczury, czekolada, leki ludzkie, rośliny trujące) w obrębie lecznicy i lokalizacji, z informowaniem Patronów o zagrożeniu.
• Drzewka diagnoz lecznic — kategoryzacja diagnoz z wpisów medycznych pogrupowanych w grupy schorzeń (ortopedia, dermatologia, zatrucia, kardiologia, itd.) w panelu lekarza, z liczbą przypadków i listą pacjentów (imię zwierzęcia, gatunek, rasa, data).
• Sanityzacji nazw lecznic — automatyczna normalizacja nazw klinik weterynaryjnych (usuwanie wiodących kodów, normalizacja form prawnych, kompresja białych znaków) w celu poprawy jakości statystyk i deduplikacji danych.
• Analizy leków — agregowanie danych o stosowanych lekach, kontynuacji leczenia u różnych lekarzy oraz skuteczności terapii.
• Tworzenia migawek statystycznych — codzienne zapisywanie zagregowanych statystyk w celach porównawczych i badawczych.

Geolokalizacja danych medycznych: Każdy wpis medyczny posiada przypisaną geolokalizację (województwo, szerokość i długość geograficzna) na podstawie miejscowości kliniki weterynaryjnej. Geolokalizacja służy wyłącznie do mapy alertów epidemiologicznych i statystyk regionalnych — nie pozwala na identyfikację właściciela zwierzęcia. W przypadku braku możliwości ustalenia lokalizacji, przypisywana jest wartość „nieznane".

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na prowadzeniu badań epidemiologicznych i zapewnieniu bezpieczeństwa zdrowia zwierząt w Polsce. Dane są agregowane i zanonimizowane przed publikacją statystyk — nie pozwalają na identyfikację konkretnych zwierząt ani ich właścicieli.

Panel lekarza weterynarii (lekarze.ksiazeczkaonline.com): Lekarze weterynarii z potwierdzonym numerem PWZ mają dostęp do zagregowanych statystyk, płaskiej tabeli danych (z informacjami o powikłaniach poszczepiennych i reakcjach alergicznych) oraz narzędzi do dodawania alertów epidemiologicznych. Dostęp do danych identyfikujących właściciela zwierzęcia wymaga wyraźnej zgody Użytkownika (patrz punkt 2 — Dobrowolna deanonimizacja).

Logi aktywności lekarzy weterynarii: Każda akcja lekarza (logowanie, dodawanie wpisu, edycja profilaktyki, przeglądanie historii) jest rejestrowana wraz z adresem IP i geolokalizacją (województwo) w celach audytu i bezpieczeństwa.

6. Logowanie przez Google OAuth i synchronizacja z Kalendarzem Google

Aplikacja korzysta z wbudowanego mechanizmu Google OAuth. Pobierane są wyłącznie:

• adres e-mail z konta Google — w celu identyfikacji i komunikacji,
• imię i nazwisko — wyświetlane w interfejsie użytkownika.

Czego NIE robimy:

• NIE czytamy treści wiadomości e-mail ani skrzynki odbiorczej Google.
• NIE wysyłamy wiadomości w imieniu Użytkownika bez jego wiedzy.
• NIE udostępniamy danych Google żadnym podmiotom trzecim w celach komercyjnych.

Uprawnienia aplikacji można odwołać: myaccount.google.com/permissions

Synchronizacja z Kalendarzem Google (funkcja opcjonalna): Użytkownik może dobrowolnie połączyć swoje konto Google Calendar, aby planowane szczepienia i badania profilaktyczne były automatycznie dodawane jako wydarzenia w jego Kalendarzu Google wraz z przypomnieniami (1 dzień i 2 godziny przed terminem). W tym celu Aplikacja korzysta z uprawnień Google Calendar API (odczyt, tworzenie i edycja wydarzeń w kalendarzu Użytkownika). Połączenie jest w pełni dobrowolne — Użytkownik może je odwołać w każdej chwili w Ustawieniach Aplikacji lub w panelu myaccount.google.com/permissions. Po odwołaniu zgody Aplikacja nie będzie tworzyć nowych wydarzeń, a istniejące wydarzenia pozostaną w kalendarzu Użytkownika do ręcznego usunięcia.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO — wykonanie umowy (realizacja wybranej przez Użytkownika funkcji synchronizacji) oraz art. 6 ust. 1 lit. a) RODO — zgoda Użytkownika na dostęp do jego Kalendarza Google. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

7. Zautomatyzowane przetwarzanie danych i sztuczna inteligencja

Aplikacja wykorzystuje modele sztucznej inteligencji (AI) do:

• Analizy dokumentów weterynaryjnych (PDF) — auto-zasiedlanie — AI wyodrębnia dane strukturalne (daty, leki, diagnozy) z przesłanych plików. Funkcja jest dostępna wyłącznie dla Patronów. Użytkownicy planu bezpłatnego mogą wgrywać dokumenty PDF, jednak automatyczna ekstrakcja danych przez AI jest zablokowana — dane należy wprowadzić ręcznie. Dane wejściowe są zanonimizowane (bez danych właściciela).
• Asystenta zdrowia zwierząt — AI odpowiada na pytania dotyczące profilaktyki i zdrowia zwierząt na podstawie historii weterynaryjnej przypisanej do tokenu.
• Wykrywania zatruć — AI analizuje treść wpisów medycznych (diagnozy, objawy, opisy) w celu wykrycia skupisk zatruć w obrębie lecznic i lokalizacji.

Brak zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne (art. 22 RODO): AI w Aplikacji służy wyłącznie jako narzędzie pomocnicze — nie podejmuje decyzji mających wpływ na prawa lub wolności osób fizycznych. Wszelkie decyzje weterynaryjne należą do lekarza weterynarii lub właściciela zwierzęcia.

8. Bezpieczeństwo danych

• Szyfrowanie transmisji — wszystkie połączenia są szyfrowane protokołem HTTPS (TLS 1.2/1.3).
• Szyfrowanie przechowywania — dane w bazach danych są szyfrowane standardem AES-256.
• Pseudonimizacja — dane weterynaryjne powiązane są wyłącznie z tokenem, nie z danymi osobowymi.
• Kontrola dostępu — zasada minimalnych uprawnień; dostęp logowany i audytowany.
• Kopie zapasowe — regularne, szyfrowane backupy danych.
• Hasła — przechowywane wyłącznie w formie skrótu kryptograficznego (bcrypt).

9. Prawa osób, których dane dotyczą (art. 15–22 RODO)

• Prawo dostępu do danych (art. 15) — prawo do uzyskania kopii przetwarzanych danych oraz informacji o przetwarzaniu.
• Prawo do sprostowania danych (art. 16) — prawo do poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") (art. 17) — prawo do usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18) — prawo do żądania wstrzymania przetwarzania danych w określonych przypadkach.
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20) — prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie, gdy przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy. Dane weterynaryjne są dostępne dla Użytkownika wyłącznie w czasie aktywności jego konta.
• Prawo do sprzeciwu (art. 21) — prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego. Sprzeciw wobec marketingu jest bezwzględny.
• Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3) — w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.
• Prawo do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji (art. 22) — Administrator nie stosuje profilowania wywołującego skutki prawne.
• Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl

Wnioski należy kierować na: kontakt@ksiazeczkaonline.pl. Odpowiedź udzielana jest bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania wniosku (art. 12 ust. 3 RODO). W uzasadnionych przypadkach termin może zostać przedłużony o kolejne 60 dni — o czym Administrator poinformuje.

10. Okres przechowywania danych

• Dane konta: przez okres korzystania z Aplikacji + 5 lat po zamknięciu konta (dokumentacja weterynaryjna, roszenia).
• Dokumentacja medyczna zwierząt: wyłącznie przez okres aktywności konta — po jego zamknięciu dane są niezwłocznie usuwane.
• Dane płatności (faktury): 5 lat od końca roku kalendarzowego (obowiązek podatkowy, art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Logi bezpieczeństwa: maksymalnie 90 dni, chyba że dochodzi do incydentu bezpieczeństwa — wówczas do czasu zakończenia postępowania.
• Dane kontaktowe lekarzy weterynarii (marketing B2B): do momentu wniesienia sprzeciwu lub przez maksymalnie 3 lata od ostatniego kontaktu.
• Dane zanonimizowane w portalu lekarze.ksiazeczkaonline.com: bezterminowo w celach naukowych i epidemiologicznych (dane nie pozwalają na identyfikację właściciela zwierzęcia).

11. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Administrator powierza przetwarzanie danych osobowych następującym podmiotom na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO):

• Base44, Inc. (USA) — dostawca platformy hostingowej i infrastruktury IT, na której działa Aplikacja. Base44 przetwarza dane jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO). Umowa powierzenia (DPA) jest integralną częścią Warunków Usług Base44:base44.com/dpa. Transfer danych do USA zabezpieczony standardowymi klauzulami umownymi (SCC). Base44 posiada certyfikaty SOC 2 Type II oraz ISO 27001.
• SendGrid (Twilio Inc., USA) — dostawca usług wysyłki e-mail (e-maile powitalne, przypomnienia, powiadomienia, odzyskiwanie ID). Działa jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO). Przetwarzane są wyłącznie: adres e-mail oraz imię i nazwisko Użytkownika. Umowa powierzenia (DPA) dostępna pod adresem:twilio.com/legal/data-protection-addendum. DPA jest automatycznie włączone w Terms of Service i obowiązuje od 1 stycznia 2020 r. Transfer danych do USA zabezpieczony standardowymi klauzulami umownymi (SCC).
• Stripe, Inc. (USA) — operator płatności. Dane płatnicze przekazywane bezpośrednio do Stripe; Administrator nie ma dostępu do pełnych danych kart płatniczych. Umowa powierzenia (DPA) dostępna pod adresem:stripe.com/legal/dpa. Transfer danych do USA zabezpieczony standardowymi klauzulami umownymi (SCC) — Stripe posiada również certyfikat DPF (Data Privacy Framework).
• PDF Vault Pro — wewnętrzne narzędzie Administratora do automatycznej analizy dokumentów PDF, działające na platformie Base44. Nie jest odrębnym podmiotem trzecim — stanowi integralną część infrastruktury przetwarzania Administratora, objętą umową powierzenia z Base44. Służy do ekstrakcji danych strukturalnych (daty, leki, diagnozy) z dokumentów weterynaryjnych przesyłanych przez Użytkowników. Przetwarzanie odbywa się w ramach tej samej infrastruktury Base44 i jest objęte DPA Base44.
• Lekarze weterynarii (portal lekarze.ksiazeczkaonline.com) — wyłącznie po wyrażeniu wyraźnej zgody przez Użytkownika; bez zgody dane są w 100% anonimowe.
• Organy publiczne — wyłącznie na podstawie przepisów prawa i w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań ustawowych.

Przekazywanie do państw trzecich: Administrator stara się ograniczać przekazywanie danych poza EOG. W przypadku gdy jest to niezbędne (Base44, SendGrid, Stripe — wszystkie z siedzibą w USA), stosowane są odpowiednie zabezpieczenia zgodnie z Rozdziałem V RODO (standardowe klauzule umowne, decyzje o adekwatności). Podstawę prawną transferu stanowi art. 46 ust. 2 lit. c RODO.

12. Pliki cookies i technologie śledzące

Aplikacja używa wyłącznie niezbędnych plików cookies sesyjnych do utrzymania stanu logowania Użytkownika. Zgodnie z art. 173 ust. 1 pkt 1 Ustawy Prawo Telekomunikacyjne, zgoda nie jest wymagana dla cookies niezbędnych do świadczenia usługi.

Nie stosujemy:

• cookies reklamowych ani śledzących,
• narzędzi remarketingowych (Google Ads, Meta Pixel itp.),
• zewnętrznych narzędzi analitycznych gromadzących dane osobowe.

Użytkownik może zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki. Wyłączenie cookies sesyjnych może uniemożliwić korzystanie z Aplikacji.

13. Logi serwera

Każde zapytanie do serwera jest automatycznie rejestrowane. Zbierane informacje obejmują: adres IP, datę i godzinę, rodzaj przeglądarki i systemu operacyjnego, kod odpowiedzi HTTP. Logi służą wyłącznie celom administracyjnym i bezpieczeństwa, są przechowywane maksymalnie 90 dni i nie są kojarzone z konkretnymi Użytkownikami.

14. Naruszenia ochrony danych osobowych

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, Administrator — zgodnie z art. 33 RODO — zgłasza naruszenie właściwemu organowi nadzorczemu (PUODO) w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia, o ile naruszenie może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla praw lub wolności Użytkowników, Administrator zawiadomi ich o naruszeniu bez zbędnej zwłoki (art. 34 RODO).

15. Zmiany Polityki Prywatności

O istotnych zmianach Polityki Prywatności Użytkownicy zostaną poinformowani pocztą elektroniczną co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie oraz powiadomieniem w Aplikacji przy pierwszym logowaniu po zmianie. Nieistotne zmiany (np. redakcyjne) mogą być wprowadzane bez uprzedniego powiadamiania.

16. Kontakt w sprawach ochrony danych

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt:
E-mail: kontakt@ksiazeczkaonline.pl
Adres: TOP VETERINARY SOLUTION Sp. z o.o., KRS: 0001258690, NIP: 8961671308
Administrator dołoży wszelkich starań, aby odpowiedzieć bez zbędnej zwłoki.